E-Mail-Archivierung
Die E-Mail gehört im Tagesgeschäft mittlerweile unbestritten zu den bevorzugten Kommunikationsmitteln - in vielen Unternehmen ist die elektronische Nachricht sogar die am häufigsten benutzte Form der Kommunikation. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Nachricht ist schnell und einfach verschickt, der Empfänger muss nicht gerade am Platz sein, um sie zu erhalten - erhält die Nachricht aber Dank moderner Mobilsysteme wie iPhones oder Blackberry grundsätzlich zeitnah - und die gesamte Kommunikation ist aufgrund ihrer Natur automatisch dokumentiert.
Wieso E-Mail-Archivierung? Ich habe doch eine Archiv.pst in meinem Outlook?
Sicher kann sich jeder seine Mails selbst ordnen und aufbewahren. Die Mailarchivierung soll Outlook oder eine andere Messaging-Software auch nicht ersetzen, sondern ergänzen.
- Jede ein- und ausgehende E-Mail eines jeden Mitarbeiters wird automatisch ins Archiv kopiert und abgelegt.
- Dies garantiert, dass sämtliche Nachrichten bei Bedarf nachvollzogen werden können - auch wenn diese im eigentlich Mailsystem gelöscht wurden.
- Im Archiv befindliche E-Mails können nicht gelöscht oder verändert werden. Dies gewährt die rechtssichere Verbindlichkeit der Nachrichten, falls diese einmal als Beweismittel dienen müssen.
- Die Suche im Archiv ist Dank Volltextsuche extrem effizient.
- Alte Datenbestände können ohne schlechtes Gewissen aus einem ohnehin überfüllten Mailserver entfernt werden, was diesen wiederum entlastet.
E-Mail-Archivierung ist sicher sehr teuer?
Keinesfalls. Die Kosten für eine Mailstore-Lizenz betragen nur wenige Euro pro User. Die Einrichtung des Systems ist unkompliziert und schnell durchgeführt.
